您的位置: 首页 » 法律资料网 » 法律论文 »

加强电子文件归档工作的思考/于泽昕

时间:2024-07-26 10:56:34 来源: 法律资料网 作者:法律资料网 阅读:8566
下载地址: 点击此处下载
加强电子文件归档工作的思考

于泽昕


  随着信息技术、网络技术的发展,电子文件大量产生。电子文件以其操作方便、传递快捷、存储空间小、信息容量大等特点,具有传统文件无法比拟的优势。在电子文件大量产生的同时,如何保障电子文肪有效利用,已经成为人们所关注的重要问题。

一、慎选电子文件归档方法与移交途径

  电子文件归档管理是近年来随着信息技术、网络技术发展而推行的一种全新的归档管理模式。为了保障电子文件得到及时归档与有效利用,档案部门必须在科学推动电子文件归档的工作中,密切结合本单位办公造化与信息管理工作的实际,将电子文件归档纳入本单位的归档制度体系建设之中。

  1、建立电子文件网络归档专用系统。利用计算机网络系统,建立电子文件归档专用子系统,将所有上网与未上网的、具有保存价值的电子文件通过专用系统传递给档案部门。同时,档案部门要与办公造化与信息管理部门通力合作,选择具有通用性的文本、图像与视频电子文件格式,实行统一管理。

  2、由计算机与信息管理部门负责电子文件归档管理业务。由于计算机与信息管理部门具有一定的技术优势和方便条件,可将电子文件归档任务交由计算机与信息管理部门负责。由计算机与信息管理部门具体实行规划、统筹电子文件归档管理活动,开发集中统一的信息管理系统,使之成为电子文件的“集散地”与“汇集点”。

  必须强调的是:无论采取何种电子文件归档途径,都必须关注电子文件的真实性、完整性、有效性与安全性;同时,档案部门都必须积极参与其中,承担业务指导与监督职能,保障电子文件的有效管理与科学利用。

二、建立电子文件归档管理的质量体系

  1、保障电子文件的真实性。无论电子文件的归档格式与其生成、发送或者接收的格式相同与否,都必须能够准确地表现原来生成、发送或者接收的内容;保证记录电子文件形成、处理、归档过程中的各类凭证信息真实、可靠;对电子文件的形成、积累、鉴定、归档实行有效监控,保证管理工作的连续性;能够识别电子文件的发送、接收人员与时间。

  2、保障电子文件的完整性。确保应归档的电子文件全部归档。同时存在电子文件及相应的纸质或者其他载体形式的文件时,电子文件与纸质或者其他载体形式的文件应一并归档,并切实保证其在内容、格式以及相关说明与描述上的完全一致。

  3、保障电子文件的有效性。必须有效地表现电子文件中所记载的内容,并保证其可以随时调用;保证存储归档电子文件的载体长期有效,并确保能够随着软、硬件的升级换代而及时进行有关电子文件的迁移作业。

  4、保障电子文件的安全性。一般应于次年的6月底之前,将上一年度形成的电子文件经鉴定后向本单位档案部门进行归档移交;有条件的单位,负责电子文件形成的计算机与信息管理等业务部门则应当于电子文件形成后的3个月内,将其向本单位档案部门进行在线移交。
档案部门必须将计算机与信息管理等业务部门移交的、具有保存价值的电子文件进行脱机保存,脱机保存的载体要按照优先顺序依次排列为只读光盘,一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许使用软磁盘、优盘等移动存储设备作为电子文件长期保存的载体。

  对于采取技术手段对内容进行“加密”处理的电子文件,应当在解密后进行脱机保存。在存储电子文件的载体或者装具上应当注明反映其内容的检索标识。在存储涉及国家秘密的电子文件载体或者装具上,还应当具体注明相应的密级与保密期限,并严格按照国家保密法律法规的规定进行管理。

三、建立“三位一体”的电子文件管理运行模式

  电子文件与纸质文件相比,所涉及的问题更为广泛、受到的制约因素更多,仅仅依靠档案部门是难以完成的。因此,应当采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门“三位一体”的电子文件管理运行模式,各部门各司其职、各扬所长。电子文件形成部门熟悉业务,了解电子文件历史联系,对于鉴定电子文件的价值富有“话语权”,是电子文件归档管理工作的主要责任者;档案部门既掌握电子文件归档的原则、方法,又了解全局情况,歌谣 效地发挥统筹全局、把好关口的作用;而计算机与信息管理部门一方面作为电子文件的形成者,另一方面又作为设计与维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,双重功能集于一身,是电子文件归档制度化、标准化的组织者与实施者。这种“三位一体”的电子文件管理运行模式,可以有效保证电子文件归档管理工作的质量。

四、提高电子文件归档管理人员的素质

  从某种意义上说,电子文件归档管理问题是档案管理工作中的一个新课题,需要掌握新的知识理论与技术手段。而现有的档案工作人员档案信息化知识匮乏,年龄偏大,知识结构老化,尚不能很好地胜任电子文件归档管理工作的需要。因此,必须通过组织业务学习与技术培训等活动,尽快提高档案工作人员对电子文件管理基本知识、实践技能的掌握与应用能力,使其尽早担负起电子文件归档管理工作的重任。档案管理人员首先要掌握丰富的档案专业知识,如归档文件整理方法、电子文件归档方法等知识,用丰富的档案专业知识指导和失去电子文件归档工作。其次,要掌握档案信息化、数字化知识及电子计算机应用技术,并要具有较强的写作、阅读、制图能力,从而提高电子档案的管理水平。

最高人民法院关于裁判文书引用法律、法规等规范性法律文件的规定

最高人民法院


最高人民法院关于裁判文书引用法律、法规等规范性法律文件的规定

2009年7月13日最高人民法院审判委员会第1470次会议通过

法释〔2009〕14号


中华人民共和国最高人民法院公告

《最高人民法院关于裁判文书引用法律、法规等规范性法律文件的规定》已于2009年7月13日由最高人民法院审判委员会第1470次会议通过,现予公布,自2009年11月4日起施行。

  二○○九年十月二十六日


  为进一步规范裁判文书引用法律、法规等规范性法律文件的工作,提高裁判质量,确保司法统一,维护法律权威,根据《中华人民共和国立法法》等法律规定,制定本规定。

  第一条  人民法院的裁判文书应当依法引用相关法律、法规等规范性法律文件作为裁判依据。引用时应当准确完整写明规范性法律文件的名称、条款序号,需要引用具体条文的,应当整条引用。

  第二条  并列引用多个规范性法律文件的,引用顺序如下:法律及法律解释、行政法规、地方性法规、自治条例或者单行条例、司法解释。同时引用两部以上法律的,应当先引用基本法律,后引用其他法律。引用包括实体法和程序法的,先引用实体法,后引用程序法。

  第三条  刑事裁判文书应当引用法律、法律解释或者司法解释。刑事附带民事诉讼裁判文书引用规范性法律文件,同时适用本规定第四条规定。

  第四条  民事裁判文书应当引用法律、法律解释或者司法解释。对于应当适用的行政法规、地方性法规或者自治条例和单行条例,可以直接引用。

  第五条  行政裁判文书应当引用法律、法律解释、行政法规或者司法解释。对于应当适用的地方性法规、自治条例和单行条例、国务院或者国务院授权的部门公布的行政法规解释或者行政规章,可以直接引用。

  第六条  对于本规定第三条、第四条、第五条规定之外的规范性文件,根据审理案件的需要,经审查认定为合法有效的,可以作为裁判说理的依据。

  第七条  人民法院制作裁判文书确需引用的规范性法律文件之间存在冲突,根据立法法等有关法律规定无法选择适用的,应当依法提请有决定权的机关做出裁决,不得自行在裁判文书中认定相关规范性法律文件的效力。

  第八条  本院以前发布的司法解释与本规定不一致的,以本规定为准。

山西省人民政府办公厅关于转发省国资委省财政厅《山西省省级财政性委托贷款核销和转增国家资本金办法》的通知

山西省人民政府办公厅


晋政办发[2008]100号

山西省人民政府办公厅关于转发省国资委省财政厅《山西省省级财政性委托贷款核销和转增国家资本金办法》的通知



各市人民政府,省人民政府各委、厅,各直属机构,有关省属企业:
  省国资委、省财政厅联合制定的《山西省省级财政性委托贷款核销和转增国家资本金办法》,已经省人民政府同意,现转发给你们,请认真贯彻执行。
  
  

二○○八年十二月二十六日    
  

山西省省级财政性委托贷款核销和转增
  国家资本金办法
  (省国资委 省财政厅 2008年12月)  

第一章 总  则
  第一条 为了切实做好省级财政性委托贷款清理整顿工作,根据《山西省人民政府办公厅印发关于清理整顿省级财政性委托贷款实施意见的通知》(晋政办发〔2005〕14号)中“由省人民政府深化财政改革领导组组织有关部门对省审计厅提出的处理意见进行认真研究。对需要核销和转增政府资本金的委托贷款,省国资委、省财政厅依照国家有关规定进行审核,提出处理意见"的要求,制定本办法。
  第二条 本办法所称省级财政性委托贷款是指由省人民政府各职能部门管理、按照有偿原则以委托贷款和委托持股等形式周转使用的财政性资金。具体包括:省财政厅管理的“拨改贷"资金;省发展改革委、省经委、省煤炭工业局管理的煤炭资金(含出省焦炭折征的煤炭基金);省发展改革委、省国际电力公司管理的电力建设基金和电源建设基金;省发展改革委、省交通厅管理的公路建设基金;省环保局管理的排污费资金;省科技厅管理的科技三项费用;省人民政府其他管理部门用财政性资金安排的委托贷款资金。国家法律、法规和国务院有明确规定可以有偿使用的财政性资金,不适用此办法。
  第三条 省级财政性委托贷款清理整顿的范围,不包括2004年12月31日前已按有关规定和政策转为山西省经济建设投资公司、山西省环境保护基金有限公司、山西省科技基金发展总公司、山西金通投资管理有限责任公司、山西省经贸资产经营有限责任公司、山西省煤炭资产经营有限责任公司、山西省农业资产经营有限责任公司、山西省国有资产经营公司和山西国际电力集团有限责任公司等企业的国家资本金、资本公积等权益性来源的资金。
  第二章 省级财政性委托贷款核销办法及程序
  第四条 省级财政性委托贷款的核销,遵照“省级财政性委托贷款管理权归哪个部门,由哪个部门负责审核并承担处理责任"的原则处理。
  第五条 借款人和担保人依法宣告破产、关闭、解散或撤销,并终止法人资格,发放和管理财政性委托贷款的省人民政府有关职能部门(简称“资金安排部门")或省人民政府职能部门委托办理贷款事宜的机构(简称“原受托人")经采取所有可能的措施和实施必要的程序之后,仍不能收回的贷款本息,可以列为呆账,经批准后予以核销。
  第六条 原受托人或资金安排部门申报核销省级财政性委托贷款债权,必须提供破产、关闭、解散证明,撤销决定文件,县级及县级以上工商行政管理部门注销证明和财产清偿证明等材料。
  第七条 核销省级财政性委托贷款,按以下程序办理:
  (1)原受托人提出申请,提交第六条所列的证明材料,报资金安排部门审定;
  (2)资金安排部门对报送的相关材料进行严格审查核实或委托监察、审计部门调查核实后,确认是否予以核销;
  (3)资金安排部门将处理意见报省财政厅审核后,报请省人民政府审批予以核销;
  (4)经批准核销的财政性委托贷款呆账,资金安排部门以正式文件通知原受托人,并报同级监察、审计部门备案。
  第八条 省级财政性委托贷款核销的会计处理,按原借款人的性质分别按照相应的财务会计制度规定办理。
  第三章 省级财政性委托贷款转增资本金办法及程序
  第九条 省煤炭工业局管理的煤炭资金,除按第二章规定核销的外,投放于省属五大煤炭企业的,直接转为这些企业的国家资本金,其余部分全部转为相应受托人的国家资本金,按现行国有资产监督管理体制进行管理。并按照《山西省人民政府关于加快三大煤炭基地建设促进全省煤炭可持续发展的意见》(晋政发〔2005〕6号)和行业规划的要求,确定投资方向和投资项目。其经营收益按照国有资本金经营预算和收益收缴办法,纳入财政预算进行管理。
  第十条 其余财政性委托贷款本息余额和委托管理的政府股权除按第二章规定核销和已列入“十五"期间省级基本建设资金来源的外,全部转为原受托人的国家资本金,并按现行国有资产监督管理体制进行管理。其经营收益按照国有资本金经营预算和收益收缴办法纳入财政预算进行管理。
  第十一条 仍由资金安排部门直接管理的省级财政性委托贷款本息余额,应于2008年12月31日前按原资金渠道转为相应原受托人的国家资本金,并按现行国有资产监督管理体制进行管理。其经营收益按照国有资本金经营预算和收益收缴办法,纳入财政预算进行管理。
  第十二条 省级财政性委托贷款转为原受托人的国家资本金后,原受托人可以根据借款人的实际情况和审计部门的审计意见,确定同借款人的关系。
  财政性委托贷款所投入的项目符合产业结构调整政策、效益较好,借款人应有发展前景的国有及国有控股企业,可以继续还贷,也可由借款人向原受托人提出申请,经原受托人同意,并报省国资委、省财政厅审批后,转增企业的国有法人资本。
  第十三条 原受托人与其他借款人的关系原则上继续保持债权债务关系。
  第十四条 借款人申请转增国有法人资本,需按有关规定向原受托人和省国资委提供相应材料。经省国资委、省财政厅审批后,以正式文件通知原受托人和借款人。借款人接到文件通知后,按规定办理国有资产产权登记和工商登记。
  第十五条 省国资委可根据实际情况,调整出资关系。明确出资人后,以正式文件通知原受托人和借款人,并报同级监察、审计部门备案。借款人接到文件通知后,按省国资委明确的出资关系办理国有资产产权登记和工商登记。
  第十六条 原受托人对转入的权益性资产应根据有关规定严格管理,对转入的国家资本金负有保值增值的责任。
  第十七条 省级财政性委托贷款转增国家资本金和国有法人资本的会计处理,按资金安排部门、原受托人和借款人的性质分别按照相应的财务会计制度规定办理。
  第十八条 此办法公布前已按有关规定和政策转为原受托人国家资本金、资本公积等权益性来源的资金,应尽快完善有关手续,按现行国有资产监督管理体制进行管理。其经营收益按照国有资本金经营预算和收益收缴办法,纳入财政预算进行管理。
  第十九条 从2005年1月1日起,除国家有关规定和省电力建设基金投入的项目前期开发费用外,我省各级、各部门要按照省人民政府规定,停止用财政性资金发放委托贷款。政府各部门以注入政府资本金方式投放的财政性资金,由各投资公司、基金公司、资产管理公司或省国资委其他监管企业集团与接受资金的企业签订投资入股协议,同时转增相应公司的国家资本金,资金按照国库集中支付原则直接拨付有关企业,特殊情况下可采取财政授权支付的方式。
  财政性资金对经营性项目投资形成后,由省人民政府委托省国资委进行监管和履行出资人职责,股权的投资收益,按照国有资本金经营预算和收益收缴办法,纳入财政预算进行管理。
  第四章 法律责任
  第二十条 原受托人或资金安排部门在核销财政性委托贷款中有意瞒报,或者弄虚作假、提供虚假资料的,由省财政厅责令改正,并根据有关法律、法规的规定予以处罚;对原受托人或资金安排部门负责人和直接责任人员依法给予行政和纪律处分。
  第二十一条 原受托人在转增国家资本金中违反本办法所规定的程序,申报的转增国家资本金数额、范围不符合规定要求的,由省国资委责令其限期改正,并根据有关法律、法规的规定予以处罚;对原受托人负责人和直接责任人员依法给予行政和纪律处分。
  第二十二条 省国资委、省财政厅工作人员在对核销、转增国家资本金工作进行审核的过程中徇私舞弊,造成重大工作过失的,应当依法给予行政和纪律处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。
  第五章 附  则
  第二十三条 山西省人民政府《山西省地方基本建设基金管理办法》(试行)(晋政发〔1989〕54号)第二条第七项中“以上资金(即该条第(1)-(6)项)历年发放的贷款余额及收回的本息(利息部分扣除投资公司和银行的业务支出)",作为省级基本建设基金来源的规定,执行至2005年12月31日止。
  第二十四条 省级财政性委托贷款核销,必须严格执行认定条件,提供确凿证据,逐户审核、上报和审批,账销案存。
  第二十五条 本办法由省国资委、省财政厅负责解释。各市、县对债权已移交市、县相关部门管理的原省级财政性委托贷款及本级财政性委托贷款,转增国家资本金、核销的处理,可根据本规定,制定具体实施办法,并报省国资委、省财政厅备案。
  第二十六条 本办法从发布之日起施行。其他有关规定与本规定不一致的,以本规定为准。